En muchas de las empresas en las que he tenido la oportunidad de colaborar, me he dado cuenta que la gran mayoría de las broncas proceden del hecho de que el jefe no tiene la capacidad de delegar de manera correcta.

Alguna vez el director general de una fábrica de helados me confió: “lo que a mí me pasa es que yo doy una indicación y ASUMO que la van a hacer, entonces suelto y no superviso, y al final me doy cuenta que lo que pedí no se realizó.” Él no es el único con esta situación. Pero él ha sido uno de los pocos que ha podido reconocerlo. Si lo reconoces, tienes la mitad de la bronca solucionada.

Pero, ¿qué se hace con la otra mitad? El día de hoy te voy a compartir los 5 pasos que Steve Covey en su libro LOS 7 HABITOS DE LA GENTE ALTAMENTE EFECTIVA, te da para que aprendas a delegar con efectividad, y yo lo combino mucho con un programa de televisión que se llama CUP CAKE WARS, ¡y que me encanta para este tema!

cupcake warsTodo tiene que partir de la premisa de que tus empleados ya saben cómo se hacen las cosas, o sea que ya les diste, de una u otra forma, cierta preparación, capacitación, adiestramiento, o como quieras llamarle, para que puedan realizar lo que les vas a encargar (a menos que estes plenamente seguro que tu colaborador es experto en lo que le vas a solicitar, y en la manera en la que tu se lo vas a solicitar). Si aún no haces esto, te pido por favor que lo integres como el paso CERO, que es de donde tienes que partir (no está padre que pretendas que una persona haga algo que no tiene ni idea de cómo hacer, ¿va?). Después de hacer el paso CERO, empezamos con lo siguiente:

PASO 1. CLARIFICA QUÉ ES LO QUE ESPERAS: Tienes que ser muy claro y específico sobre qué es lo que esperas que tu colaborador realice, no puedes decirle solamente que quieres un cuadro amarillo porque no estás especificando de qué tamaño el cuadro, ni de qué textura, ni de qué tono el amarillo. Si eres claro y específico, no habrá confusiones, ni pérdida de tiempo. En Cup Cake Wars les dicen que lo que esperan son cup cakes con motivos de Las Vegas, por ejemplo, o para celebrar el aniversario de creación de Hello Kitty. Entonces, ya saben los competidores qué tipo de cup cakes van a realizar.

PASO 2. ACLARA DIRECTRICES: Aquí tu no les vas a decir a tus colaboradores cómo se hacen las cosas (para eso ya estuvo el paso CERO, ¿cierto?), aquí más bien es el espacio que tus colaboradores necesitan para crear y para innovar (lee mi artículo EL PODER DE PIGMALION para que veas la importancia de este espacio), peeeeero, lo que si les vas a decir es lo que NO SE VALE QUE HAGAN, para evitar pérdidas de tiempo y confusiones. En Cup Cake Wars por ejemplo, les dicen que “no se vale que el sabor principal vaya en la cobertura, tiene que ir en el pan”. Otro ejemplo, si tú le estuvieras delegando a tu hijo a tender la cama, en este paso le dirías “no se vale que solo extiendas las cobijas” XD

PASO 3. DA A CONOCER LOS RECURSOS CON LOS QUE CUENTAN: Este paso es muy importante para tu colaborador porque aquí el sabrá con qué cuenta para llevar a cabo la tarea que le has asignado: cuánto tiempo tiene, de qué personas se puede apoyar (¡ah! Si vas a involucrar a otras personas, tipo “dile a fulanito que te ayude”, por amor de Dios, AVISALE A FULANITO que quizá el colaborador le va a pedir ayuda, que esperas que lo apoye, ¿ok?), material, equipo, dinero… etc. En Cup Cake Wars les dicen que tienen 45 minutos o que tienen 2 horas, que tienen todos los aditamentos (horno, batidora, licuadora, etc.) para hacer los cup cakes, los ingredientes, el equipo de personas que los apoyarán si es que pasaron a la final, etc.

PASO 4. RENDICION DE CUENTAS: Este es el paso más peligroso para ti como jefe, porque aquí es donde por lo regular, los jefes fallan. En Cup Cake Wars les dicen que a los 45 minutos van a presentar sus trabajos a los jueces, para que sean calificados (o descalificados, según sea el caso), y a los 45 minutos, TIENEN QUE presentar a los jueces sus trabajos. En tu caso, tú debes decirle a tu colaborador cuándo vas a hacer una revisión de avances… Y TIENES QUE CUMPLIR CON ESA REVISIÓN. Imagina que tú eres un colaborador, y te dicen “te encargo este reporte para dentro de 2 días, lo vas a presentar pasado mañana a las 10 de la mañana”, y te desvelas, te matas por hacer el reporte, y llega el aciago día para presentarlo y te dice el jefe “ay que crees? No llego, lo vemos en 15 días”… no está padre, ¿verdad? Para la siguiente vez que te diga que quiere un reporte para mañana, tú no le vas a hacer caso, ¿o si? Siendo brutalmente honestos, esto es lo que pasa… pierdes credibilidad ante tus colaboradores, y por eso es que tus indicaciones no son seguidas. Si tú le dices a tu colaborador que vas a revisar con él avances o su propuesta el día de mañana a las 10 de la mañana, ¡¡¡TU AGENDAS UN ESPACIO PARA TU COLABORADOR PARA MAÑANA A LAS 10 DE LA MAÑANA!!! Esto te genera credibilidad, confianza y respeto.

PASO 5. CONSECUENCIAS: En Cup Cake Wars hay dos tipos de consecuencias: la positiva, que es que en caso de que ganen, van a tener exposición de su trabajo en un evento de alto nivel y, algo asi como 100 mil dólares para apalancar su negocio; y la negativa, que es que si no logran convencer a los jueces, simplemente salen de juego. Gracias por participar. En tu caso, es importante señalar también las consecuencias positivas o negativas de hacer o dejar de hacer lo que encargaste, y aquí también es crucial que cumplas lo que prometes, tanto en lo positivo como en lo negativo, volvemos al tema de la credibilidad y confiabilidad.

No es cuestión de hacerte aparecer como ogro malvado, son recursos que te ayudarán a ser un lider más funcional y firme. Creeme que son pasos muy fáciles de implementar, y ¡te sorprenderás de los resultados!

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