LA LISTA. LA HERRAMIENTA MÁS ANTIGUA

¿Te ha pasado? ¡Tienes miles de pendientes! Tantas cosas que hacer que, para que no se te olviden y, sobre todo, para darle orden, decides hacer una lista. Sin embargo, por más que accionas, esa lista, lejos de terminarse, va haciéndose cada vez más y más larga… hasta el momento de abrumarte tanto que mejor ya no haces nada.

Esta es la realidad de muchísimas personas que, en su afán de organizar sus actividades, recurren a la herramienta más antigua de administración del tiempo que es: la lista de pendientes.

Sin embargo, como acabamos de leer, muchas veces la lista, en vez de ser nuestra aliada, se convierte en el monstruo del armario, y mientras más le tememos, menos control tenemos sobre ella, y, ¡al contrario! Ella se convierte en ama y señora de nuestra existencia.

Pero ¿por qué sucede esto? Es muy sencillo. 1) porque tratamos de atender los pendientes de la lista en el orden en el que se presentan, o sea, primeras entradas-primeras salidas, sin darles una secuencia, pero, sobre todo, sin dar prioridad, 2) porque, en nuestro afán de hacer todo y terminar rápido, empezamos una actividad y antes de concluirla, brincamos a la otra, y tampoco la terminamos cuando ya estamos en la tercera, y así nos vamos, llegando al final del día con miles de actividades abiertas y cero cerradas, y ¿lo peor? ¡ultra cansados! Y 3) porque rara vez (muy rara vez) le damos tiempo de duración a las actividades. O sea, sí sabemos que se va a iniciar algo, pero no tenemos claro cuánto tiempo nos va a llevar hacer una actividad.

Y aunque no lo creas, el hecho de no saber hacer una lista de actividades te genera estrés, (como dicen en el grupo de autoayuda) te pone grave, y te quita mucha de tu paz. Y eso no es justo. Por eso el día de hoy te traigo los pasos que yo sigo (y enseño a mis coachees) para atacar una lista de pendientes de manera óptima y sobre todo que vaya disminuyendo en lugar de crecer sin control.

• Antes que otra cosa, debes de dar prioridad a tus actividades, qué vas a hacer primero y qué vas a hacer después, ya sea que utilices el método ABCDE o bien, simplemente dándoles un orden con números consecutivos. Sólo recuerda enfocar tu energía en hacer primero las actividades de más alto valor.
• Ya que sabes qué harás primero, ve a la actividad que marcaste como 1 y hazte estas dos preguntas: “¿cuánto tiempo EN HORAS me va a llevar hacer esta actividad?” y “¿Qué día y de qué hora a qué hora lo voy a hacer?”. Estas preguntas son muy importantes porque aquí le das inicio a tu actividad, pero también le das FIN. Con esto eliminamos la procrastinación.
• Haz la actividad cuando planeaste hacerla, y en cuanto la termines, TACHALA DE TU LISTA. Pero táchala con una línea roja gigante a lo largo de toda la actividad, que la marca sea muy, pero muy evidente. Conforme vas llenando tu lista de líneas rojas, la misma lista se va convirtiendo en tu motivador más grande, ¡ya no querrás parar!
• Repite pasos 2 y 3 hasta concluir la lista.

Me he dado cuenta que el hecho de no delimitar cuánto tiempo nos va a llevar una actividad, nos llena de angustia, incertidumbre y, sobre todo, flojera. Y te lo voy a demostrar:

Este fin de semana te vas a dedicar a arreglar tu closet.

Acabas de leer una instrucción, pero quiero que observes muy detalladamente qué sientes a nivel corporal, tan solo de pensar en la idea de arreglar tu closet. Sientes pesadez, flojera, enojo porque ya tenías otras actividades, te frustras, en fin… y esto es porque nuestro cerebro es literal. Con la instrucción dada, el cerebro piensa “¿desde que amanece del sábado hasta que anochece del domingo arreglando el closet? Gracias, pero no gracias, tengo otras cosas que hacer”. Y entonces procrastinamos. En cambio, si la instrucción es:

Este fin de semana vas a dedicar dos horas a arreglar tu closet.

¿Cómo sientes ahora la instrucción? Mucho más manejable, ¡hasta sencilla! Te dan ganas de sí hacerlo, y estás hasta feliz de ir a arreglar el closet. Y si con esta nueva energía abordas la tarea, la vas a terminar ¡muy pronto! Por esto es tan importante responder cada una de esas dos preguntas con cada actividad de tu lista.

Atiende tu lista de tareas pendientes siguiendo estos pasos que te he compartido aquí. Son pasos muy sencillos pero que te van a devolver la paz, y la sensación de completud al atender lo más importante primero, iniciar Y TERMINAR actividades y tener muy claro qué tanto has avanzado.

El coco de los gerentes, empresarios y gente con personal a su cargo, muchas veces, es la administración del tiempo. Si en tu oficina tu equipo siempre está corriendo como pollo sin cabeza, atendiendo puras urgencias y las listas de pendientes cada vez se van haciendo más y más grandes, entonces ¡pide ayuda! Haz click aquí para agendar un café virtual conmigo y empezar a recuperar el control de tu tiempo, y con esto, tu calidad de vida y, de paso, la de tu equipo de trabajo.

Adriana Alanis es coach, formadora y entrenadora de gerentes recién ascendidos y mandos medios a quienes guía a través de mentorías y capacitación en habilidades de autoliderazgo, gestión de equipos y manejo del tiempo. Autora del libro DE JEFE A LIDER COACH, best seller digital en Amazon, y creadora de la Agenda del Líder Disruptivo. Embajadora de la Fundación Cryndi, profesora universitaria con más de 20 años de servicio y vicepresidenta COPARMEX Hidalgo, Premio Nacional a la Mujer 2020, Galardón Forjadores de México 2021.